3 причини да се занимавате с Project Management

Проекти, проекти, проекти … Чуваме думата постоянно и по какви ли не поводи. Строителни проекти, IT проекти, европроекти, инфраструктурни, политически, социални, музикални. Често думата не е съвсем правилно използвана. Но ако се абстрахираме от „buzzword” статуса й, можем да вникнем по-дълбоко в смисъла на проектните начинания и дисциплината, развиваща правилното им управление и изпълнение – project management. Тя се занимава с въпроси като: как най-добре да дефинираме целта си; кой път да поемем, за да достигнем най-бързо и успешно до нейното изпълнение; как да не се отклоняваме от избрания път.

Още по-важно е, че предметът Project management дава отговорите на тези, а и много други въпроси. Знанията и уменията в тази сфера ни помагат да направим прехода от хаотичната работа с недобре изяснени задачи и нервна обстановка към конкретни цели, ясно разпределени отговорности и реалистични срокове. Това е изключително полезно в много насоки – социални програми, които ни вълнуват, бизнес начинания, а дори и в инициативи, които поемаме в личния си живот.

Да постигаме по-успешно целите си за по-малко време и с по-малко средства – кой не би искал да става все по-добър в това?

Нека разгледаме по-подробно как тези умения могат да бъдат полезни на всеки, който иска да бъде по-успешен в начинанията си, а и не на последно място – защо се очаква професията Project manager да има все по-ярко бъдеще. Ето някои от основните причини:

1. Усвояването и използването на утвърдени принципи и най-добри практики в управлението на проекти увеличава многократно шансовете за успех:

• Ясно определяне на целите от самото начало

Идеите, желанията и мечтите са неразделна част от нашия живот. Ако обаче дестинацията не е една и съща за различните участници в проекта, е много вероятно да се изгубим по пътя. Това води до пропиляване на време и ресурси, а често и до разминаване с целта. Когато става дума за сериозни проекти, въображенията трябва да се трансформират в ясни и конкретни задачи.

Project management-a ни учи да превеждаме идеите на всички заинтересовани лица се във формални изисквания.

• Детайлното планиране като стратегия за успешен край

Внимателното анализиране на наличната информация, допълване на липсващата такава и съставянето на всеобхватен проектен план поставят основата, над която да се надгражда. Изучаването на обхвата на проекта, продължителността на дейностите и връзките между тях, нужните ресурси (финансови и нефинансови) и ясното разделение на отговорностите са част от ежедневните задачи на всеки Project manager. Кои дейности са включени в проекта и кои не? Какъв е крайният срок за всяка дейност? Кой за какво е отговорен? Кой трябва да бъде информиран и какви са очакванията на всяко заинтересовано лице?

Използването на установени модели и спазването на най-добрите практики намаляват опасността подобни въпроси да ни изненадат в неподходящ момент.

• Работата в екип е от ключово значение

Оптимално използване на знанията, способностите и опита на експерти от различни сфери (пр. маркетинг, продажби, IT, човешки ресурси, производство, логистика, финанси и счетоводство, мениджмънт и пр.) и ефективната им координация са друг ключов фактор във всеки проект. Заедно с това, разрешаването на разнородни проблеми, възпрепятстващи работата на хората, и поддържането на тяхната мотивация често се оказват повратна точка. В крайна сметка – проектите се извършват от хората.

Съвместната работа и удовлетвореността, въпреки трудностите, е нещо, към което винаги трябва да се стремим.

• Предотвратяването на проблеми в зародиш

Основен предмет на всеки проект са бъдещи събития, които винаги носят известна степен на несигурност.

Използването на установени методологии като тактическото мислене, подготовка за „по-лошия сценарий“ и управление на риска помага да се справяме несигурността.

2. Управлението на проекти не е само професия, а съвкупност от полезни практики, приложими на всяко работно място:

• Оптимално използване на наличните ресурси

Времето, парите и хората на разположение за дадено начинание стават все по-ограничени. Умението да ги използваме по рационален и интелигентен начин ще бъде все по-определящо, за да успяваме да завършваме инициативите, с които се захващаме.

• Бюджетиране и контрол на разходите

Парите са основен материален актив. Уменията и знанията за бюджетиране и контрол на разходите са особено важни   за осигуряването на средствата и поддържането на финансова дисциплина по време на разходите.

• Управление на промяната

Бизнесът оперира в динамична среда. В резултат на това, дори най-добрият план търпи корекции. Управлението на проекти учи как да се адаптираме към промяната и да я управляваме в наша полза.

• Извличане на поука от грешките

Рискът от грешки и проблеми винаги съществува, колкото и добре да сме се справили с всички фази на планиране.. Ако се използва правилно, наученото от всяка грешка помага значително в бъдещите дейности и гарантира, че ще се справяме все по-добре с всеки нов проект.

3. „Проджект мениджър“ – професия на бъдещето

• Търсенето на професионалисти в управлението на проекти значително расте.

Според изследване на PMI (Project Management Institute®), в глобален план се очакват 22 милиона нови позиции за проджект мениджъри през следващите 10 години. Освен това, нуждата от специалисти с този профил расте с едни от най-бързите темпове, сравнено с други професии.

• Широк спектър от индустрии, в които уменията са нужни.

Професионалното управление на проекти не е тясно свързано с конкретен сектор или индустрия. Методологията и принципите са с широко приложение във всички сфери на бизнеса: Software development and IT, construction, finance, manufacturing, entertainment и много други.

• Широк поглед върху всички звена и функции.

Проджект мениджърът работи интензивно с различни бизнес процеси и звена в една организация – както производство, така и финанси, маркетинг, HR, R&D, IT. Широкият диапазон на експертиза е конкурентно предимство за растеж и кариерно развитие на project manager-a.

• Ролята на проджект мениджъра не подлежи на автоматизация.

Работата по управление на проекти спада към стратегическите дейности, които изискват визия, креативност, емоционална интелигентност, вземане на решения и комбинативно мислене. Всички те са трудно усвоими от изкуствения интелект, защитавайки професията … поне засега ☺

В заключение, не е изненадващо, че управлението на инициативи с краен срок е толкова разпространено. Споделяме размислите върху темата на един доказал се учен от не толкова близкото минало: Аристотел ☺

First, have a definite, clear practical ideal; a goal, an objective.
Second, have the necessary means to achieve your ends: wisdom, money, materials, and methods.
Third, adjust all your means to that end.
~Aristotle